Moje biuro rachunkowe – jak wybrać odpowiedni program?

Prowadzenie biura rachunkowego to działalność, która bez odpowiednich rozwiązań informatycznych wydaje się być wręcz niemożliwa. Szczególnie istotny dla prawidłowego i sprawnego funkcjonowania takiej firmy jest wybór odpowiedniego programu. Ponieważ dobry program księgowy to najczęściej niemały wydatek, dlatego z pewnością decyzja o jego zakupie wymaga wcześniejszego zastanowienia, tak aby jak najlepiej dobrać go do charakteru prowadzonej działalności.

Programy dla biur rachunkowych

Podstawowym celem wprowadzenia programów do księgowania w biurach rachunkowych było przyspieszenie i usprawnienie ich funkcjonowania. Korzystanie z programu eliminuje konieczność oddzielnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, rejestru transakcji i czynności pomiędzy obsługiwanymi podmiotami. Cała dokumentacja zgromadzona jest w jednym miejscu, co nie tylko znacząco ułatwia pracę, ale też pozwala na zachowanie określonego porządku przechowywania danych.

W ofercie producentów dostępnych jest wiele różnych programów dla biur rachunkowych, dostosowanych do potrzeb zarówno tych większych jak i mniejszych firm. Zazwyczaj programy są dość uniwersalne i nieskomplikowane w obsłudze, dzięki czemu z łatwością można zapoznać się z ich specyfiką. Występują także programy przeznaczone do prowadzenia księgowości pełnej lub uproszczonej.

Na jakie czynniki zwracać uwagę przy wyborze programu?

Na decyzję o wyborze programu z pewnością składa się wiele czynników jak chociażby wielkość prowadzonej działalności, rodzaj obsługiwanych podmiotów, czy też styl pracy obowiązujący w biurze. Zastanawiając się nad wyborem odpowiedniego programu warto jednak zwrócić szczególną uwagę na kilka kluczowych elementów.

Po pierwsze niezwykle istotne jest, aby program posiadał gwarancję zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Kolejna istotna cecha to zapewnienie obsługi wielu baz danych i ewentualnej możliwości rozbudowy systemu. Dobry program rachunkowy powinien także posiadać dodatkowe udogodnienia dla klientów. Umożliwiają one lepszy kontakt na linii biuro – klient. Następnie należy także zwrócić uwagę czy program wyposażony jest w moduły analityczne, które poprzez zautomatyzowanie niektórych czynności skutecznie odciążają pracowników i przyspieszają pracę biura.

Ważną zaletę każdego programu stanowi również jego dostępność, co oznacza, że dostęp do zgromadzonych w systemie danych odbywa się za pomocą wirtualnego serwera i nie jest ograniczony tylko do jednego miejsca. Podejmując decyzję o wyborze programu warto także zwrócić uwagę czy jest on zaopatrzony w możliwość utrzymania sytemu, czyli korzystania z pomocy technicznej.

Biuro rachunkowe

Jak dopasować program do prowadzonej działalności?

Poza kryteriami odnoszącymi się do jakości programu, podstawową cechą którą powinien się on wyróżniać jest funkcjonalność, czyli odpowiednie dopasowanie do charakteru prowadzonej działalności i świadczonych usług. W przypadku małych i średnich przedsiębiorców program nie musi być zbyt złożony, ponieważ rozliczane są głównie podstawowe aspekty działalności takie jak: księga przychodów i rozchodów, ryczałt, najem, podatki. Natomiast w przypadku dodatkowych rozliczeń innych rejestrów czy deklaracji warto zdecydować się na program wyposażony w większą liczbę modułów.

Warto również zauważyć, że obecnie biura rachunkowe często mają w swojej ofercie pełną obsługę kadrowo-płacową. Prowadząc taką działalność koniecznie należy wybrać system umożliwiający kompleksowe rozliczenie pracowników obejmujące ewidencję czasu pracy, sporządzanie listy płac, wyliczenie wynagrodzeń i rozliczenie ZUS i PIT.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *