Jak firmy masowo skanują dokumenty?

Masowe skanowanie dokumentów zwiększa efektywność pracy i często pomaga wybrnąć z problemów związanych z zagubieniem papierowej wersji dokumentacji. Nic więc dziwnego, że firmy inwestują w zamówienie tej usługi lub zakup urządzenia do samodzielnego skanowania dużej liczby materiałów. 

Masowe skanowanie dokumentów w praktyce

Istnieją dwie możliwości utrwalenia w postaci elektronicznej dużej liczby dokumentów. Pierwsza, która obejmuje zlecenie wykonania usługi firmie zewnętrznej, sprawdza się w przypadku przedsiębiorstw, które są od dawna obecne na rynku, a ich właścicielom zależy na jednorazowym zeskanowaniu wszystkich zgromadzonych dotąd dokumentów. Druga możliwość jest natomiast dobra dla firm, które systematycznie wytwarzają dużą liczbę dokumentacji i chcą regularnie zapisywać ją w wersji elektronicznej.

Zlecenie masowego skanowania dokumentów firmie zewnętrznej to niewątpliwie oszczędność czasu, ponieważ wymaga jedynie omówienia warunków realizacji usługi oraz odbioru papierowych dokumentów z miejsca ich przechowywania. Następnie odbywa się skanowanie wszystkich materiałów, po którym wersja papierowa zostanie zwrócona lub zniszczona – w zależności od ustaleń.

Nieco więcej pracy wymaga samodzielne skanowanie dokumentów na dużą skalę. Wiąże się ono z koniecznością zakupu urządzenia oraz odpowiedniego przygotowania dokumentacji do masowego skanowania. Musimy na przykład usunąć wszystkie spinacze, zszywki i inne metalowe przedmioty, które mogą utrudniać proces przenoszenia dokumentów do wersji elektronicznej. Następnie trzeba podzielić dokumenty na mniejsze partie, aby ułatwić proces ich skanowania oraz umieścić pomiędzy poszczególnymi umowami puste kartki. Dzięki temu zostaną one automatycznie odseparowane od sąsiadujących z nimi dokumentów. Po wykonanej pracy pozostaje nam jeszcze skatalogowanie uzyskanych plików oraz ponowne umieszczenie papierowej dokumentacji w segregatorach i pudłach archiwizacyjnych.

Masowe skanowanie dokumentów – zalety

Niezależnie od tego, który sposób skanowania dokumentów wybierzemy, z pewnością szybko dostrzeżemy korzyści wynikające z elektronicznego zapisu dokumentacji. Jedną z nich będzie oszczędność czasu, który dotąd traciliśmy na poszukiwanie zagubionej umowy lub faktury. Po zakończeniu skanowania wszystkie dokumenty będą dostępne w jednym miejscu. Od tej pory wiele osób będzie mogło korzystać z nich w tym samym czasie, a także przeglądać je poza biurem.

Masowe skanowanie dokumentów znacznie ułatwia pracę w firmie i pozwala uniknąć kosztów związanych z bezproduktywnym poszukiwaniem zagubionej dokumentacji. Warto więc rozważyć przeniesienie dokumentów do wersji elektronicznej za pomocą specjalistycznego skanera lub za pośrednictwem profesjonalnej firmy.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *